Magang Ala Public Relation

Pada tanggal 9 Juli lalu, saya memutuskan untuk magang di kala teman-teman yang lain sedang berlibur. Kenapa saya magang? Alasan mendasarnya adalah karena saya tidak tahu harus melakukan apa selama liburan. Di samping itu, semester 4 menurut saya adalah waktu yang pas untuk magang. Selain karena sudah memiliki sedikit pengetahuan dari 2 tahun kuliah, juga karena setelah ini tidak akan ada waktu lagi. Semester 6 saya akan KKN (Kuliah Kerja Nyata) dan semester 7-8 saya harus segera menyusun skripsi untuk mengejar deadline lulus kuliah.

Proses pencarian magang saya agak sedikit ngawur memang. Ketika mahasiswa dari universitas lain sudah memasukkan proposal untuk magang dari jauh-jauh hari sekitar 1-6 bulan sebelum magang, saya mengajukan surat magang seminggu sebelum saya magang. Perlu digarisbawahi bahwa HI UGM tidak mewajibkan mahasiswanya untuk magang dan ini murni niatan saya untuk magang.

Nasib surat magang saya ternyata sampai hingga ke sebuah hotel bintang 4 di Surabaya. Kenapa saya memilih untuk bekerja di bidang swasta? Awalnya sebelum saya memutuskan untuk magang, saya sudah bertanya-tanya dengan beberapa senior di kampus. Pengalaman-pengalaman mereka magang di badan pemerintah sepertinya kurang begitu menyenangkan, sehingga saya memutuskan untuk mencoba magang di bidang swasta dengan harapan mendapatkan pengalaman yang lebih baik. Ketika saya dipanggil untuk melakukan wawancara, saya langsung berangkat ke Surabaya. Dan ternyata saya diterima magang selama satu bulan. And it begins.

Ekspektasi

Saya berangkat ke Surabaya dengan membawa surat pengajuan magang posisi Public Relation. Setidaknya itu yang saya harapkan. Dan setelah saya selesai wawanara dengan Public Relation Manager (orang-orang kantor biasa menyebutnya PRM), saya diberitahu bahwa di tempat saya magang ternyata PR disatukan dengan departemen Sales & Marketing atau SM. Awalnya saya tidak keberatan karena selain saya bisa belajar tentang PR, saya juga bisa mengintip aktivitas SM.

Kenapa PR? Saya juga agak bingung ketika mengajukan surat magang ke tempat saya magang, saya harus mengisi posisi apa. Dan sebagai anak HI, menurut saya disiplin ilmu yang paling dekat di bidang swasta adalah sebagai PR.

Salah satu pengertian PR (Maria) adalah sebuah posisi yang bertugas melakukan kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publik. Selain itu (Rosady Ruslan), PR juga memiliki beberapa tujuan, yakni:

1. Menumbuhkembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik.
2. Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik dengan perusahaan.
3. Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan PR.
4. Efektif membangun pengenalan dan pengetahuan merek.
5. Mendukung pemasaran.

Dengan bekal pengetahuan diatas yang saya dapat dari internet ketika wawancara, saya kira saya telah memiliki gambaran mengenai posisi PR. Menurut saya, seorang PR ketika sudah bertugas, tidak dapat lagi berperan sebagai individu biasa lagi, tetapi dia mewakili perusahaan, atau kiasan kasarnya, segala tindak tanduknya adalah perilaku perusahaan itu sendiri. Memang tanggungan menjadi PR sangat berat karena seringkali akan mendapatkan perhatian media massa lebih dari karyawan dengan posisi yang lain.

Realita

Seperti anak magang lainnya, selama seminggu awal bisa dibilang saya tidak berada di posisi PR, haha. Fotokopi ini itu, mengantar barang, dan beberapa kali ke pantry adalah tugas saya. Saya tidak terlalu kaget ketika melaksanakannya, karena saya tahu senior saya ada yang banyak merasakan pengalaman yang lebih pahit dari ini, jadi saya santai saja menjalankannya.

Minggu kedua barulah saya mulai diperkenalkan dengan beberapa kegiatan yang berbau PR. Sayangnya, kegiatan-kegiatan PR ternyata tidak jauh dengan SM, dan parahnya saya tidak bisa membedakan mana yang seharusnya menjadi tanggung jawab PR dan mana yang menjadi tanggung jawab SM. Hal ini diakibatkan oleh tergabungnya PR dalam departemen SM.

Saya mulai menelpon klien-klien untuk menawarkan produk terbaru yang tempat magang saya sediakan dan mulai memasuki database kantor. Setidaknya hal ini berguna bagi saya, karena ternyata menelpon klien itu tidak semudah yang saya bayangkan. Ada yang harus dikejar beberapa kali, menggunakan nada dan kosakata yang baik, serta penjelasan yang dapat memuaskan klien. Usaha saya ini terbayar ketika tempat magang saya mengadakan buka puasa bersama dengan para klien. Saya dapat mencuri-curi informasi mengenai lowongan kerja dari mereka.

(Buka puasa bersama klien)

Minggu ketiga dan keempat berlalu sangat cepat bagi saya. Saya bertugas menemani tim SM dan PRM pergi ke beberapa tempat klien untuk memberikan ta'jil sebagai bentuk perhatian perusahaan. Selain itu, saya juga bertugas untuk mengecek surat kabar setiap hari, apakah ada berita yang menyebutkan nama perusahaan atau tidak. Biasanya hal ini disebut sebagai media coverage. Hari terakhir saya magang, yakni 9 Agustus ternyata bertepatan dengan ulang tahun tempat saya magang. Dan kesempatan ini saya gunakan untuk berpamitan kepada teman-teman sesama magang, teman-teman pegawai, supervisor saya (PRM), dan juga bos-bos di perusahaan (Director dan juga General Manager).

(Saya dan General Manager)

Catatan

Selama saya magang, tentunya saya memiliki sedikit kesulitan dan juga catatan tersendiri bagi teman-teman magang secara umumnya, dan tempat-tempat magang pada khususnya. Dua hal yang menjadi kesulitan bagi saya adalah masalah inisiatif dan juga waktu. Sebagai anak magang yang baru tahu keadaan dunia kerja, kita seringkali berpikiran untuk menunggu perintah dari supervisor ataupun atasan. Tetapi perlu diperhatikan bahwa sebenarnya mereka pun mengharapkan kita untuk mengerti peran kita dan juga berani berinisiatif untuk meringankan tugas mereka. Ini yang sering menjadi keraguan saya dan seringkali menjadi penyebab dimarahinya saya, haha.

Masalah waktu, keberadaan saya selama satu bulan, saya rasa tidak mencukupi bagi saya khususnya dan anak magang lain pada umumnya untuk mengerti betul tugas-tugas kita. Dan ini yang menyebabkan mengapa seringkali supervisor ataupun atasan-atasan tempat kita magang enggan atau setengah-setengah dalam memberikan pengetahuannya ke kita. Toh, kita cuma sebulan atau paling lama 6 bulang magang, kita bisa dikasih tahu apa? Apa manfaatnya? Padahal, jika kita benar-benar dikasih tahu dengan jelas, tentu kita bisa mengerti kan? Jika dilihat dari sudut pandang lain, ini seperti meremehkan kita sebagai mahasiswa.

Dan catatan terakhir saya, melakukan pekerjaan seperti fotokopi dan juga mengantar barang janganlah kita pandang sebagai sebuah hal yang mendiskreditkan kita, melainkan sebagai sebuah usaha bagi kita untuk mengenal orang-orang di tempat kita magang dan juga lokasi-lokasi yang perlu kita ketahui. Saya, misalkan, harus mengantarkan surat-surat ke bagian keuangan, stockist, dan satu-dua kali mengunjungi kantor atasan-atasan. Jika ada kesempatan, kita bisa menjalin hubungan lebih dekat dan mencari-cari informasi yang kita butuhkan dengan orang-orang tersebut.

Atasan-atasan saya di tempat magang memberitahu saya bahwa magang hanyalah sepersekian persen saja dari pengalaman kerja yang sebenarnya, dan saya rasa ini benar. Magang seringkali diartikan sebagai tempat pelatihan mental kita para mahasiswa untuk bisa meninggalkan dunia studi atau akademik dan mulai memasuki dunia kerja.

Credits

• Terima kasih pak GM yang mau berbicara dengan bahasa Inggris dengan saya dan memberikan saya kesempatan untuk berkembang.
• Terima kasih Emak (Director of Sales & Marketing) yang telah mengajarkan saya arti sabar.
• Terima kasih kepada Mama San (Supervisor saya, PRM) yang telah mau menerima saya magang, hehe.
• Terima kasih Teteh (Sales & Mareketing Manager) karena telah memberikan saya wejangan-wejangan yang indah.
• Terima kasih Mba As (Asisten Director of Sales & Marketing) yang telah mengajarkan saya untuk disiplin dan tegas.
• Terima kasih Om Yud dan Mba Dinar (Desain Grafis) yang telah mencerahkan suasana di kantor dengan candaan kalian.
• Terima kasih Mba Mel dan Mba Shabrina (Banquet) yang juga telah memberikan cerita-cerita dan motivasi kisah perjalanan karir kalian.
• Terima kasih Mba Rara (Penanggung jawab klien) yang telah memberikan saya tentang gambaran kenyataan anak PTN dan PTS di dunia kerja.
• Terima kasih Mba Ratna (Universitas Petra) yang nemenin hari-hari magang saya di kantor.

(Saya dan segenap tim departemen SM)